makalah proses bisnis dan sistem informasi p2k

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

A.   PENDAHULUAN

Persaingan bisnis yang semakin kompetitif yang semakin lengkap dan terlebih lagi perekonomian kita sedang dilanda krisis, walaupun kenyataan seperti itu tidak menjadi suatu halangan bagi para pebisnis perusahaan tetap berfikir positif untuk melanjutkan bisnis yang menurutnya adalah yakin karena pangsa pasar di tempat kita akan semakin mencerahkan pandangan para pengusaha yang menanamkan sahamnya di Indonesia, terlebih lagi pangsa pasar yang semakin meningkat pesat perkembanganya yaitu pangsa pasar perkembangan system informasi yang seakan akan kita menjual serba ada karena bukan hanya produk yang ditawarkan melainkan jasa yang yang dibuat oleh para programmer.

Masalah yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh: banyak perusahaan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang-peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh competitor, lebih jauh lagi adalah perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontra produktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini.

B.    DEFINISI

Sistem informasi adalah proses meningkatkan bisnis yang terletak pada inti bisnis. Jadi penting untuk mengerti apa yang dimaksud dengan “proses bisnis”. Proses bisnis adalah arus kerja dari bahan baku, informasi, dan pengetahuan seperangkat aktivitas. Proses bisnis mengacu kepada metode bagaimana pekerjaan dikelola, dikoordinasikan dan difokuskan untuk memproduksi produk atau jasa yang bernilai. Proses bisnis suatu perusahaan dapat menjadi kekuatan dalam bersaing jika perusahaan dapat berinovasi atau menjalankannya dengan lebih baik dari pesaing.

Proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya. Banyak proses bisnis yang terikat dengan wilayah fungsional tertentu.

Sistem informasi dapat meningkatkan proses bisnis yaitu meningkatkan efisiensi proses yang telah ada dan memungkinkan terjadinya perubahan yang lebih baik. System informasi dapat mengotomatiskan banyak tahap dalam proses bisnis yang sebelumnya dilakukan dengan cara manual. Pemesanan secara online adalah berkaitan dengan efisiensi dari proses bisnis.

C.    JENIS SISTEM INFORMASI BISNIS

Dalam sebuah perusahaan tidak ada system tunggal yang mampu menyediakan seluruh informasi yang dibutuhkan. Bahkan perusahaan kecil sekalipun memiliki kumpulan system yang berbeda.

Jenis sistem informasi dari sudut pandang fungsional, yaitu:

a.    sistem penjualan dan pemasaran

Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggung jawab dalam menjual produk atau jasa organisasi. Pemasaran memperhatikan mengenai pengenalan pelangan produk atau jasa perusahaan, menentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan, merencanakan dan mengembangkan produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhan dan mengiklankan serta mempromosikan produk atau jasa. Penjualan berkaitan dengan menghubungi pelanggan menjual produk dan jasa, mengambil pesanan, dan melanjutkan penjualan. Aktivitas ini dapat dianggap sebagai proses bisnis. Sistem informasi penjualan dan pemasaran (sales and marketing information system) mendukung proses bisnis ini.

Contoh system penjualan dan pemasaran

-      Mengenali pelanggan

-      Membuat pelanggan sadar akan produk

-      Menjual produk

b.    sistem manufaktur dan produksi

Fungsi manufaktur dan produksi bertanggung jawab untuk benar-benar memproduksi barang dan jasa perusahaan. Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan fasilitas produksi ; penetapan sasaran produksi ; pengadaan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan produksi ; dan penjadwalan peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir. System manufaktur dan produksi (manufacturing and production information system) mendukung aktivitas ini.

contoh manufaktur dan produksi

-      menggabungkan produk

-      Mengecek kualitas

-      Membuat tagihan bahan baku

c.    sistem keuangan dan akutansi

Fungsi keuangan bertanggung jawab mengelola aset keuangan perusahaan, seperti uang tunai, saham, obligasi, dan investasi lainnya, untuk memaksimalkan pengembalian atas aset keuangan ini. Fungsi keuangan juga bertanggung jawab dalam mengelola kapitalisasi perusahaan (menemukan aset keuangan baru pada saham, obligasi, atau bentuk utang lainnya). Fungsi akuntansi bertanggung jawab menjaga dan mengelola catatan keuangan perusahaan_penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian_untuk menghitung arus dana dalam perusahaan.

Contoh system keuangan dan akuntansi

-      Membayar kreditor

-      Membuat laporan keuangan

-      Mengelola akun kas

d.    sistem sumber daya manusia.

Fungsi sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information system) mendukung aktivitas seperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan lengkap mengenai karyawan yang ada, dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.

Sistem sumber daya manusia membantu manajemen senior mengenali kebutuhan sumber daya manusia – (keahlian, tingkat pendidikan, jenis posisi, jumlah posisi, dan biaya) untuk memenuhi rencana bisnis jangka panjang perusahaan. Manajemen tingkat menengah menggunakan sistem sumber daya manusia untuk memonitor dan menganalisis perekrutan, penempatan, dan kompensasi karyawan. Manajemen operasional menggunakan sistem sumber daya manusia untuk melacak perekrutan dan penempatan karyawan perusahaan.

            Contoh system sumber daya manusia

- Memperkejakan pelanggan

- Mengevaluasi kinerja karyawan

- Melibatkan karyawan pada rencana manfaat

Jenis Sistem Dari Sudut Pandang Konstituen, yaitu:

Manajer senior membutuhan informasi ringkas yang dapat secara cepat memberi informasi knerja perusahaan scra keseluruhan perusahaan, seperti pendapatan dan penjualan kotor, penjualan berdasarkan produk dan wilayah, dan profitabilitas keseluruhan.
1. Sistem pemrosesan transaksi

Sebuah system pemrosesan transaksi adalah sebuah system komputerisasi yang menjalankan dan mencatat tansaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukan pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan karyawan dan pengiriman.

2. Sistem informasi manajemen dan system pendukung keputusan

SIM juga merancang kategori khusus system informasi yang melayani manajemen tingkat menengah. SIM menyediakan laporan kinerja terbaru perusahaan kepada manajemen tingkat menengah. Informasi ini digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan bisnis dan memprediksikan kinerja masa depan.
Sistem pendukung keputusan, system ini befokus pada masalah unik dan cepat berubah, dimana prosedur untuk mendapatkan solusi belum ditentukan sebelumnya.
3. Sistem pendukung eksekutif

Sistem pendukung eksekutif (executive support system - ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan ini. ESS menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi.

ESS dirancang untuk menggabungkan data tetang kejadian eksternal, seperti hokum pajak yang dating atau pesaing, tetapi system ini juga menggambarkan rangkuman dari system informasi dari SIM dan DSS internal.sistem ini menyaring, memadatkan dan melacak data penting, menampilkan data dengan kepentingan terbesar dari manajer senior.

D. SISTEM YANG MELINGKUPI PERUSAHAAN

Menelaah seluruh sistem yang berbeda yang baru saja di gambarkan, mungkin anda bertanya-tanya bagaimana sebuah bisnis dapat mengelola seluruh informasi pada sistem-sistem yang berbeda ini. Mungkin anda bertanya seberapa mahal mempertahankan sekian banyak sistem yang berbeda-beda. faktanya, semua ini adalah tanggapan/pertanyaan yang bagus dan merupakan tantangan bagi bisnis saat ini.

Ø  Aplikasi Perusahaan

Aplikasi perusahaan merupakan system yang melingkupi area fungsional, berfokus pada menjalankan proses bisnis di dalam perusahaan bisnis, dan termasuk seluruh tingkat manajemen.

1.     Sistem perusahaan

Sistem perushaan yang juga dikenal sebagai system perencanaan dan sumber dayaI perusahaan, menyelesaikan masalah itu dengan mengumpulkan data dari beragam proses inti pada manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia dan menyimpan data pada penyimpanan data pusat tunggal.

2.    Sistem manajemen rantai pasokan

Sistem manajemen rantai pasokan, membantu bisnis mengelola hubungan dengan pemasok mereka. Tujuan utamanya adalah ntuk mendapatkan jumlah produk yang tepat dari sumber xmereka menuju titik konsumsi dengan jumlah waktu tersingkatdan dengan biaya terendah.

3.    Sistem manajemen pengetahuan

Sistem manajemen pengatahuan, memungkinkan organisasi untuk lebih baik dalam mengelola proses dalam pemerolehan dan penerapan pengetahuan dan keahlian.

Ø  Intranet dan Ekstranet

Intranet dan ekstranet lebih merupakan dasar teknologi dibandingkan aplikasi tertentu, tetapi pantas disebutkan disini sebagai salah satu peralatan yang digunskan perusahaan untuk melakukan intergrasi dan mempercepat arus informasi dalam perusahaan dan dengan pelanggan dan pemasok.

Intranet adalah jaringan internal yang dibangun dengan peralatan yang standar komunikasi yang sama dengan internet dan digunakan untu distribusi informasi secara internal kepada karyawan, dan sebagai penyimpanan kebijakan, program dan data perusahaan.
Ekstranet adalah intranet yang diperpanjang kepada kepada pengguna yang di izinkan oleh perusahaan.

Ø  E – Business, E – Commerce, E – Geverment

Bisnis elektronik, atau e – business, mengacu kepada penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses bisnis utama pada perusahaan. E – business termasuk aktivitas untuk pengelolaan internal perusahaandan untuk koordinasi dengan pemasok dan rekan bisnis lainnya.

Perdagangan elektronik, atau e – commerce adalah bagian dari e – business yang berhubungan dengacn pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui internet.
E – government mengacu pada aplikasi internet dan teknologi jaringan untuk secara digital memungkinkan hubungan antara pemerintah dan sektor public dengan masyarakat, bisnis, dan perpanjangan pemerintah lainnya.

E. PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Sistem informasi mempunyai 3 tugas utama dalam sebuah organisasi, yaitu:

1. Mendukung kegiatan-kegiatan usaha/operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen
3. Mendukung persaingan keuntungan strategis

Beberapa sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen, sementara yang lainnya menjalankan berbagai macam fungsi.

Peranan Proses Bisnis Dan Operasional

Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan.

2. Process Control Systems (PCS)

Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan assembly lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.

3. Office Automation Systems (OAS)

OAS mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik. electronic mail, teleconferencing, dan lain-lain.

F.  FUNGSI SISTEM INFORMASI PADA BISNIS

1. Pemrosesan Transaksi

Sebuah toko atau swalayan menjual ratusan jenis barang (item). Toko/swalayan tersebut melayani banyak pembeli tiap harinya sehingga jumlah transaksinya juga banyak. Bayangkan jika pemrosesan transaksi (perhitungan harga) dilakukan secara manual oleh penjual, tentu saja hal tersebut akan memakan waktu yang lama dan peluang terjadinya kesalahan juga cukup besar. Waktu pemrosesan transaksi yang lama dan kesalahan dalam perhitungan harga bisa membuat pelanggan lari ke pesaing.

2. Pengawasan

Masih menggunakan ilustrasi toko/swalayan di atas, penggunaan POS juga memungkinkan pemilik usaha untuk mengawasi kinerja pegawainya (terutama kasir). Pemilik usaha dapat mengetahui berapa jumlah uang dan barang yang seharusnya ada saat ini untuk dicocokkan dengan jumlah uang/barang sesungguhnya. Hal tersebut dapat dilakukan karena setiap transaksi yang diproses oleh POS akan tersimpan dalam basisdata. Demikian pula halnya dengan sistem informasi berbasis komputer selain POS, pengawasan dapat dilakukan karena setiap transaksi tersimpan dalam basisdata.

3. Pengingat

Sistem informasi berbasis komputer juga dapat digunakan untuk mengingatkan Anda terhadap tagihan yang harus dibayar besok atau jumlah piutang yang belum ditagih. Hal ini dapat dilakukan karena sistem akan menyimpan tagihan hutang atau piutang dalam basisdata dan akan melakukan pengecekan secara otomatis dan periodik apakah batas waktu tagihan sudah hampir terlewati atau belum. Keunggulan dari fungsi pengingat yang dimiliki oleh sistem informasi berbasis komputer adalah fungsi tersebut dijalankan secara otomatis tanpa pengguna harus mengecek sendiri.

4. Penggalian Informasi

Dengan disimpannya setiap transaksi dalam basisdata, maka kita dapat menggali informasi dari basisdata transaksi tersebut sesuai dengan kebutuhan kita. Baik laporan detail maupun laporan rekap penjualan harian dapat dihasilkan dari basisdata tersebut. Beberapa informasi lain yang sering dibutuhkan oleh pelaku usaha toko/swalayan adalah barang apa saja yang tingkat perputarannya tinggi, stok barang, jumlah hutang dan piutang, serta masih banyak lagi informasi menarik yang dapat diperoleh dari basisdata transaksi. Format laporan juga bisa disajikan dalam bentuk tabel, grafik, atau bahkan animasi. Informasi-informasi tersebut nantinya dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan bisnis.

G. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Kerangka Kerja Sistem Informasi adalah bagian struktural dalam badan sistem informasi, dimana sistem ini dijalankan melalui tahap yang telah menjadi konsep dari sistem informasi itu sendiri. Berikut adalah kerangka kerja sistem informasi dalam bisnis :

• Konsep fundamental dari sistem informasi, terutama yang berkaitan dengan konsep bisnis dan manajerial serta konsep teknis dan perilaku sistem informasi.
• Teknologi Informasi, meliputi perangkat keras, lunak, jaringan, manajemen data, serta internet merupakan bahasan utama dari kerangka ini.   
• Aplikasi Bisnis, penggunaan sistem informasi untuk kepentingan operasional, pengambilan keputusan manajemen, serta menciptakan keunggulan kompetitif dari sebuah bisnis. 
• Proses Pengembangan, bagaimana merencanakan, menganalisis, mengembangkan, serta mengimplementasikan system informasi di dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tercapai. 
• Mengelola Tantangan SI terhadap tantangan yang muncul atas penggunaan sistem informasi, termasuk tantangan etika dan keamanan.

DAFTAR PUSTAKA

Sutanta, Edhy. 2003. System Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu

Davis, Gordon B dan Margarehte H. Olson, Management Information System: Conseptual

Kroenke, Management Information System, McGraw Hill